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二哈佛的经营管理手段（第2页）

管理需要的信息是各种各样的，它们的作用和处理方式也各有特点。一般说来，信息必须根据需要分门别类地进行收集、研究和分析，才能使用。管理信息可能按照信息来源分类，也可按反映问题的性质进行分类。哈佛通常较多地是按信息的特征和机能来分类的：

第一，原始信息和加工信息。原始信息是指用数字和文字对某一项活动所做的最初的直接记载。这是信息工作的基础，直接决定信息的质量。对原始信息进行不同的加工处理，才成为适合于各个不同管理层次需要的加工信息。

第二，常规信息和偶然信息。常规信息反映正常的管理活动，按一定程序以经常不断的形式进行收集和处理；偶然信息主要是指管理活动中特殊的、突然的、偶然事件，对于这种偶然的、非正常事件的信息，通常需要进行特殊的紧急处理，决不可仍按常规办理，否则极易贻误时机。偶然性信息不具有普通性。

第三，一般规定渠道的信息和正式渠道之外的信息。“一般规定渠道”主要指文件、报表、定期汇报等；但大量信息常常主要来自正式规定的渠道之外，如走访、与群众谈心、座谈，深入实际调查等各种方式获取的，这种信息有助于加深对管理情况的了解和掌握。

第四，反映内部状态的信息和反映外部变化的信息。任何管理系统，虽然自身应该是相对封闭的，它又总是处于一定环境之中的，要受外部关系的制约；因此，管理信息不能只反映自身内部的状态和运行情况，必须注意外部变化的信息。

第五，经常变动的信息和相对稳定的信息。经常变动的信息是指随着管理过程的进行，及时反映出来的动态性信息，它具有很强的时效性，是管理调度和控制所必需的，但常常只有一次使用价值。经常变动的信息不具有长久性。相对稳定信息是指从对大量不断变化的管理信息中，经过长期观察和分析，找出的那些能揭示管理过程内的联系和活动规律的信息项目，如职责规范，工作标准，定额，系数等。它们是衡量工作情况的尺度和准绳，是决策和计划的重要依据，整个管理工作的重要基础。科学的管理必须使所管理各项工作都有科学的标准和程序，使每个人知道自己怎样做才是正确的、合理的。科学的管理必须系统地收集和研究这些“相对稳定的”规范、定额、系数、标准等信息资料。

第六，有关过去的信息和有关未来的信息。管理需要收集、分析、评价那些反映已经发生的现象和过程的信息，找出规律；决策和计划都是面对未来的，管理信息必须包括揭示未来、预测未来的多种信息。

任何一个单位都是一个管理系统。一个系统是否运行得协调，或者说，管理的好坏，主要看其层次是否清楚，各个组成部分之间的职责和联系是否明确，以及作为一个系统的整体目标是否定出，有无保证，能否控制。

任何一个管理系统，要正常地进行管理，信息是必不可少的、相当重要的因素。它就像生物神经系统一样，信息是现代管理的神经系统。

任何一个管理过程，仔细分析都含两种性质的运动：一种是“物质流”，即人、财、物的输入和输出；另一种就是“信息流”，包括各种指令、计划、图纸、报表、传票、资料、情报等的传递、接收和处理。信息流不断反映物质流的状况，并指挥物质流的运动。管理部门的职责，就是要通过信息流来控制物质流，来指导物质流。在管理过程中，信息的收集、传递、加工和变换同样也组成系统，叫做信息系统。任何一个管理单位都有自己的信息系统，问题是，现在有不少管理者不重视信息的作用，往往只管物质流，不管信息流；只注意物质部门，而忽视信息系统，以致影响到管理的效率和效益。

哈佛认为，信息在现代管理中的作用，主要有三：

第一，它是决策和计划的基础。科学的决策与计划，必须以全面反映客观过程的信息资料为依据。“掌握信息和了解情况”是对决策者和领导者的起码要求，是决策者正确判断和决策的基本前提，是使计划切实可行的根本保证。不研究信息，不重视数据分析，就只能“拍脑袋”和“瞎指挥”。作为依据的信息不全，不准，也难免导致决策失误。只有充分掌握可靠的信息，对情况了如指掌，才能驾驭形势，运筹自如，适应环境，不失时机地做出成功的决策和计划的正确程度和效率高低，在很大程度上取决于信息工作的水平和质量。

第二，它是组织和控制管理过程的依据和手段。任何决策和计划都是为了行动；所以任何方案、计划确定以后，必须切实地通过一系列管理活动，具体地组织实施。整个管理过程，就是通过决策、计划、组织、控制这样四个功能、环节进行的，其中每一个环节的活动，每一个功能的发挥，都离不开对信息的处理。

整个管理过程，就是信息从输入到输出，经过反馈再一次重新输入的过程，这一循环过程的每一个阶段，都离不开信息的处理和反馈。计划的组织实施，是根据指令和任务进行的。在实施过程中，又会不断产生新的信息流。依据实施的信息进行监督管理，检查与目标是不是一致；把反映实际执行情况与原定目标是否背离的信息传回管理中心或原输入点，即信息反馈。依据反馈的信息，管理者就可以及时发出调节和控制的指令，以保证整个管理系统的正常运行和原定目标的实现。

实际上，管理过程也就是信息处理过程，管理工作就应该适应信息变化，做好信息处理工作。

第三，它是各工作环节和各管理层次互相沟通联络、形成有机网络的纽带。每个管理系统都有自己的层次结构，任何一项工作总有自己的环节、过程。为了使各个层次、各个环节的活动协调于系统整体之中，就必须借助于信息这一“神经系统”，上传下达，相互沟通联络，否则管理就没有活力。如果没有一个四通八达、灵敏、准确、有力的信息网，各种有效的、科学的管理将会失去正确的依据。

信息系统的发展和整个社会、生产的发展是紧密相连的。生产的发展由个体手工业到简单协作，由分工明确的人工装配到自动化的生产线，生产工具不断革新，劳动生产率越来越高。信息系统也在不断改进：从远古的结绳记事到个体农民的“手算”；由地主管家的账本、算盘到工厂的会计制度；从机械计算器到电子计算机；由电子计算机网发展为实时的管理信息系统。信息的加工起来越及时，信息加工量也越来越大。

电子计算机是利用电子技术进行大量调整运算的设备，一般具有运算、处理、存储功能。一是对输入的数据进行数值运算和逻辑运算；二是对信息进行加工来解决多种数据的处理问题，给人提供作决策时参考的资料；三是对资料数据和计算顺序（程序）具有记忆、存储的能力。

现在计算机在发达国家到处可见。功能较全的微机仅几千美元，家用微机仅几十美元。商店、银行用计算机转账几乎代替了货币流通；机关、学校用计算机管理人事档案、学生成绩；工厂不仅用计算机管理，而且用计算机控制，实现生产过程的自动化等。计算机进入一切领域，带来了革命性的变化，根据统计预测的数据，这种发展趋势越来越快，按指数曲线上升。

电子计算机开始主要应用于科学计算与工程设计，如飞机、船舶、建筑结构等的设计计算；后来，从对科学研究和生产领域的大量数据处理，逐步发展到用于生产过程的自动控制；电子计算机用于管理，使管理科学有了重大发展，产生了现代化的管理信息系统。

管理信息系统是进行信息收集、加工、转换及运用信息进行预测、控制的手段，也是辅助各级进行管理、决策的工具。从理论上讲，管理信息系统是一个由人和机械（计算机等）组成的系统，它从全面出发辅助决策，利用已有的数据预测未来，同时实测管理的各种功能情况，通过信息控制行为，来保证整体、长远目标的实现。预测和控制，是管理信息系统的主要功能。严格地讲，如果没有这两个功能，就不能算是管理信息系统。

一般信息都具有滞后性和不完全性，管理信息系统在正确使用信息时，必须特别突出预测和控制这两个功能。控制需要决策，决策需要预测，预测需要信息，三者是相辅相成的。没有控制，管理难以取得预期效果，任何控制必须以明确的目标为前提。选择和确定目标，是决策的任务；所有需要决策的都是将要进行的事情，预测就是必不可少的了。预测不是猜测，而是根据已有信息推测的，用昨天或今天的数据预测明天，实际上假设明天相似于今天，或今天到明天的过程相似于昨天到今天的过程，中间不会有根本性的变化。这种顺推法，只能说“如果火车以日前的速度不变，明天可以到达北京”，难以预计它在途中会不会遇到麻烦，或发生事故后什么时候可到达北京。因此，预测在利用信息上具有局限性，它能得到的结论也只是具有参考价值。无论如何，预测仍然是必要的，也是有用的，它可以给管理者提供参考数据。当然，最后的决策，还需要管理者自己作出判断。

哈佛最后指出，管理信息系统必须做到以下五条：

第一，要尽可能及时、全面地提供各种有关的数据和信息，以保证系统目标的决策。

第二，准备和提供统一格式的信息，以便简化各种统计和综合工作。

第三，运用指定的数学方法分析各种数据，根据已有的材料预测将来的情况；

第四，对不同的管理层提供不同要求和不同程度的报告，以便于各级管理及时进行控制。

第五，有效地利用管理信息系统，使其成本最低。

管理信息系统与其他一些数据处理系统是不同的。如统计系统，只提供数据，既不考虑数据的内部性质，也不预测、控制；“数据更新系统”能及时反映数据内部的变化状况，但也没有预测和控制的功能；服务，生产，研究的“状态报告系统”，虽逐渐有了某种预报，但仍不能用以控制。所以，它们都不是管理信息系统。

管理信息系统的初级阶段就像单机的“成批处理”阶段，一种业务算一批，算完一批以后，下一批才能占用机器；后来，从单机批处理，发展到“分时处理”，一台计算机主机可以接连许多终端机，每一个终端都可以使用主机，主机按时间比例分给各个终端。例如：主机在一秒种的周期内，1号终端用0．3秒，2号终端用0．1秒，3号终端用0．2秒，4号终端用0．1秒，5号终端用0．3秒，每秒都如此。这样对每个终端来说，它在任何时候都可以使用主机。分到时间比例短的终端等于使用一台较慢的计算机，分到时间比例长的终端，等于使用一台速度较快的计算机。一台计算机可以几乎同时为许多终端用户服务。假如一个单位自己有一台计算机，每个办公室各按一个终端，就都可以使用这台机器；假如一个单位不购计算机，而与某一中心的大计算机接上，按一个终端，这叫“资源共享”。现在，技术又进一步向前发展了，人们不仅要求共享一台计算机的资源，而且要求共享多台机器的资源，因而，出现了计算机网，也叫“分布计算机系统”。它把各地区的机器都连在一起，任何一个地方的机器均可查询另一个地方所属计算机的数据库，这些数据都能立即回答。术语称此为“实时处理”。所谓“实时”，是指计算机对外来信息的处理速度极快，对各种要求能在一个短时间内作出反映。由于“连机成网”的实现，现代管理信息系统正式进入了“实时处理系统”的阶段。这是从微处理机出现后开始的。

管理信息系统发展过程中，微处理机的出现确是一个革命性的变化。用微机处理机作中央处理装置的微型计算机形成管理信息系统，不仅安全可靠，价格便宜，而且便于广泛应用，使“分布式数据处理”真正成为可能。每个部门用一台微处理机，只要把所有微处理连接起来，就能构成一个完整的系统。在此基础上，世界上已经开始了对管理自动化和生产自动化相结合的研究，利用计算机既搞管理信息处理，又搞生产过程控制称做“集成生产系统”。集成生产系统的高级阶段是“全能生产系统”，它是分布式管理信息系统和分布式计算机控制系统的结合。再进一步发展，日本正在研究的全自动化的“无人管理系统”，希望在本世纪末下世纪初实现。

随着生产现代化和社会化的进程，社会分工日益深化，各种活动空间日益广阔，联系日益复杂，要求处理的信息量也不断增加，并且要求对纷繁的管理系统内外变化的情况，作出及时准确的反映。愈是管理现代化，信息的作用愈突出，其社会意义不可低估。

现代社会中管理信息的增长速度及其对社会的影响是十分惊人的。

先以生产为例：现代化的工业生产不仅规模大，而且对产品的质量，工艺技术，生产效率的要求很高，这些要求集中表现为组织和控制生产的信息量。为了保证产品的质量，就必须有一套检查和控制质量的方法，必须增加掌握生产过程中的信息量；为了达到产品的高质量，工艺技术也更复杂了，需要处理的信息成倍的增长；特别是为了保证产品具有市场竞争力，要求产品质量高，价格低，就必须严格控制消耗定额、劳动定额、成本开支、物资库存等；没有大量系统的、精确的信息，是根本做不到的。1935年美国每生产一美元产品在信息处理方面的花费大约是15美分，1955年上升到25美分，1975年增加到36美分，有的产品甚至达到50美分。

美国的《化学文摘》，是专门摘要全世界各种杂志发表化学文章的一本权威性刊物。有人统计了一下，文摘的数量达到第一个百万条用了三十年时间，第二个百万条用了十八年，第三个百万条用了四年，第四个百万条仅用了二年半，1971年一年就超过了500万条，1982年达到1000万条。如果没有现代化的信息管理系统，在如此浩瀚的文献中寻找有关的科研资料，那真是“大海捞针”，无从着手了!

从整个社会劳动力来看：美国从事信息工作的职工，1950年占职工总数的17％，从1950年开始，直接从事物质生产的“蓝领工人”下降到不足一半，半数以上被从事文字工作和有关信息处理的“白领工人”占据了。目前，美国直接从事制造业的劳动力已减少到13％；整个劳动队伍的结构发生了根本变化。在农业社会时期，一个人一年收获的粮食只够养活五个人；到工业社会，用机器耕作，采用了各种先进的技术，一个农业劳动力收获的粮食可以供应七十个人。农民占总人口的比例从80％下降到5％左右，大量的劳力转向工业生产，这是劳动方式的一次重大改变。现在有人说，“后工业社会”是信息社会。生产的发展主要不是靠资本而是靠信息，价值的增长不再依赖体力而需要知识；信息和知识已成为生产力、竞争力和经济成就的关键。不用增加多少资本，不必增加多少劳动，只要掌握最新的信息，运用先进的技术，通过科学的管理，就能打开局面，提高效率，增加财富。劳动方式又将发生一次性大变革：由蒸汽机开创的拉笛上班的方式，将让位给计算机创造的“自由累记工时”方式，对工作的检查主要不是看形式上的上班不上班，而要看其所完成的信息量。这个变革不再是遥远的将来，一些国家已在试行，我国的经济建设、科教事业，应当立足于当前，努力把目前的各项工作抓好，同时必须高瞻远瞩，注意世界经济、科技发展的各种趋势，采取措施，认真对待，迎接信息提出的挑战。