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第三章 让每一步的代价更小3（第2页）

这种过分向上集中的费用审核权，还会产生一个不良的后果。许多老板对非直接管辖之部属的工作并不了解，当然也就难以想象某些费用的报支是否必需、是否合理。他们所凭以审核的，只是个人的“自由心证”，偏颇主观，自属难免。

2．费用的实核，缺乏明确的标准

有些公司对其员工的费用审核，缺乏一套明确的标准，有些部门尺度宽，有些部门尺度紧，有些甚至在同一部门内，都可能出现宽严不一的标准。最近在一个偶然的机会中，听一位朋友谈起他的老板的为人，这位大老板高兴时，可以下个字条让你到出纳处拿钱去买双皮鞋，也可以闭着眼睛签你的舞厅账单；不高兴时，可以在你的25元钱的计程车报支单上，用红笔批上“不批准”三个大字。准否之间，全决定于他当时的情绪。在所有费用中，最难以确定尺度的是交通费和交际费。员工在什么情况下可以搭计程车?什么情况下可以请客户吃饭?宴客的开支限度又是多少?诸如此类的问题，如果缺乏一个共同的标准，或是虽有标准而不能严格执行，就很容易产生宽严不一致的现象。

费用的审核标准不一致，对于员工的土气往往会发生很大的摧残作用。费用审核如果不公平必然会招致员工的怨忿和不满。古训曰：“不患寡而患不均”，正是这个道理。

3．费用的报销流程过于繁杂，徒增员工困扰

有些公司的费用报销程序非常繁杂，每报销一笔费用，必须填写一大堆的报表单据，还要经过许多主管的审核，徒增作业上的负荷。最糟糕的是，其中大部分的单据报表都形同废纸，没有任何作用。而负责审核的主管，有许多也都是闭着眼睛签章，并没有发挥真正的审核作用，一切都是流于形式，这种管理，只是徒增员工困扰而已，焉能谈到效果?

4．费用的报支缺乏适当的管理，致使员工从费用的报支中，获取不正当利益．

很多公司根本没有任何管理制度，员工爱怎么花钱，就怎么花钱，这种“慷慨”得过分的公司，往往会使员工（尤其是推销员）养成奢侈浪费的坏习惯。在他们心里认为，反正是花公司的钱，何必斤斤计较。久而久之，就会造成挥霍无度的现象，公司的利润，也在这些点点滴滴的浪费中，逐渐被蚀毁，终而造成无利可图的局面。

对于一般费用管制的方法，可以采用以下几种方法：

1．费用由推销员自行负担

这种方法适用于纯佣金制的推销员；销售部门在订定佣金比率时，就把营业费用的支出考虑在内，一并归到佣金项下，发给推销员，推销员必须在其佣金项下开动营业费用，不得再向公司另外申请。这种方法对公司的好处是：

（1）处理简单，作业方便，会计人员及出纳人员的工作负荷可以减轻。

（2）公平一致，不会产生上述所谓宽严不一，审核不公等情形。

（3）有业务才会有费用的支出，对公司的利润较能保障，不致发生超支费用的情形。

（4）如果销售部门对于所属推销员的监督有所困难，也宜采用这种方法。因为监督困难，就不易评断某些费用的支出是否合理，若采取这种自付法，则勿庸费神于稽核。

但是这种方法也有其缺点：

①销售主管对其所属推销员因无法控制费用，对其行动也相对的较难控制。

②有些费用的发生是在业务获得之前，但是推销人员的费用补贴却必须等到业务获得之后，因此推销员往往需自掏腰包，先垫费用。万一费用支出后，业务又无法获得，则这些支出就要“血本无归”。这对推销员而言，似乎较不公平。

③由于客户的性质不同、销售的区域不同、产品的项目不同，推销员所需要支用的营养费用也不会一样，如果以同等的比例给予费用津贴，显然会发生不公平的现象。因此，必须根据个别的情况和需要，来订定费用比例。此一比例的订定往往容易流于主观，发生偏误而造成不公平的现象。

2．无限制报销法

无限制的报销法又分为俩种——逐项列举报销法和荣誉制报销法。兹将这两种方法分述如下：

（1）逐项报销法：所谓无限额逐项报销法是允许推销员就其所支出的业务费用逐项列举，不限额度地予以报销。通常都是由推销员定期（每周或第十天）填写支出报告，将所开销之费用，列附必要单据，逐项填写，呈报主管审核，然后到出纳单位领取该项费用。在一个健全的组织结构中，推销员应该可以在报告呈上之后的一两天之内领到钱。

这种费用管制法对于推销员的支用额度没有限制，因此推销员可以斟酌其业务需要，做最灵活、最有效的运用；相对的，主管也可以对其所管理之推销员的行动，作适当的控制和指导。大致说起来，这种方法是能够使销售部门的效率发挥到极致，而推销员与销售主管间的摩擦也可以减少到最低。

但是这种管制方法也有其缺点。第一，实施这种方法后，推销员很难精确地预测其直接推销费用，因为每一位推销员会花多少钱谁也难以预计；第二，这种方法很容易让推销员变得过于（“慷”公司之“慨”）。甚至会使得某些信用较差的推销员把“私账”拿来“公报”。第三，这种方法只能鼓励推销员浪费，而不能敦促他们节省。

要避免这些缺点，销售主管在建立这种管理制度时，必须格外谨慎。最主要的避免方法是甄选推销员时，要注意人们的品德，避免让品德不良者混杂在销售部门内，以免产生出腐败的风气。

除此之外，销售主管应该定期（按月或按季）分析各推销员的推销费用，如果有不正常的支出，应立即严加注意，一旦有假公济私的行为，也应立刻采取行动，予以警告可施予适当之处罚，以收杀鸡儆猴之效。

（2）荣誉制报销法：荣誉制报销法与上述方法很相似，惟一不同的地方是荣誉制报销法不必逐项列举。推销员只要定期在报告上注明费用支出总额，公司即照数付给。这种方法是建立在对员工的高度信任之上，在这种情况下，主管与部属间的摩擦会减到最少，而员工的士气可以发挥到高度。其优点与前述之逐项报销法相似。

但是这种方法对公司而言，所负担的风险很大，稍一不慎，很可能就会造成浪费，因此目前使用的不多，大都仅限于高级主管或能力、信用程度都较高的推销员。

3．限额报销法

限额报销法是就推销员可能开支的费用，予以订定一个最高限额。这种方法最大的优点是让业务主管能够精确地预测其直接推销费用，而且也可以防止推销员过度浪费。限额报销法又可分成两种：

（1）逐项限制法：这种方法系就推销员所可能开支的费用，逐项订定一个最高限额，例如规定推销员出差时，住宿费每宿不得超过500元，餐费早餐不得超过25元，午餐及晚餐不得超过50元等等。

（2）总额限制法：总额限制法是规定在一定期间内，如每日、每周或每月推销员所报支的费用总额，不得超过某一限额，至于各项费用的额度则不予以硬性规定，以使推销人员有适当的自立权。例如规定推销员每周的费用不得超过1000元等等。

限额报销法最大的问题是限额的订定问题。限额订得太低，推销员捉襟见肘，“又叫马儿跑，又少给马儿草”，效率自然低落。但是限额如果订得太高，则容易导致浪费，发生不良效果。

更何况有些费用实在很难订出限额，诸如交际费、交通费等等，必须因时、因地、因顾客而决定开支的数额，很难事先订定限额，即使勉强订定，也很可能会窒碍难行，形同空文。

一般而言，信用程度较高的推销员大都难以忍受这种限额报销制。因为把这种制度加诸他们身上，等于是宣布公司对他们不信任。

即使限额报销制有这么多缺点，目前却是企业界使用得最广泛的一种费用管制法，由此可见我们的社会仍然对推销员存在相当的“不信任”态度。从另外一个角度来看，推销员的“诚信度”也不是没有问题。更糟糕的是，目前企业在订定限额时都是互相抄来抄去，很少真正花时间去研究自己公司的推销员在拓展某项业务时，“真正”需要多少费用。这就是许多公司所订定的费用管制办法之所以窒碍难行的主要原因。

每个环节都须精心